Werkgevers zijn niet verplicht om gebruik te maken van deze nieuwe werkkostenregeling. Tot en met 2013 mogen zij namelijk ook de bestaande regels voor vrije vergoedingen en verstrekkingen blijven gebruiken. Vanaf 2014 is de werkgever verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling.

Kiest de werkgever ervoor om de werkkostenregeling toe te passen, dan kan hij maximaal 1,4% van het totale fiscale loon (de ‘vrije ruimte’) besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen voor zijn werknemers. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever 80% eindheffing. Daarnaast de werkkostenregeling kan de werkgever bepaalde zaken onbelast blijven vergoeden of verstrekken door gebruik te maken van de ‘gerichte vrijstellingen’.

Voor de toepassing van de werkkostenregeling kan het volgende stappenplan worden gebruikt: